Dokumen menjadi bagian yang tak bisa terlepaskan dari  kegiatan bisnis, banyaknya jenis dokumen menjadikan anda harus memahami masing-masing jenisnya dan juga penggunannya. Sehingga anda bisa menempatkan dokumen tersebut sesuai dengan fungsinya. Namun jika anda belum mengetahui seutuhnya, anda tak perlu khawatir. Anda bisa memahami jenis-jenis dokumen setelah selesai membaca artikel ini. Berikut penjelasan mengenai jenis dokumen dan fungsinya.

Apa itu Dokumen?

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan setiap benda yang memiliki keterangan dipilih kemudian dikumpulkan. Sehingga penyusunan, penyediaan, dan penyebarannya bisa terstruktur. Sedangkan versi KBBI, dokumen memiliki pengertian dalam 3 versi, yaitu:

1. Surat tertulis atau tercetak, sehingga menjadi bukti keterangan. Misalnya saja, akta kelahiran, perjanjian pra nikah, atau surat perjanjian.
2. Barang atau naskah karangan yang pengirimannya melalui pos. Misalnya saja, rekaman suara, gambar dalam film, atau semacamnya. Yang terpenting bisa menjadi bukti keterangan.
3. Benda yang memiliki keterangan atau data dan pembuatannya oleh seseorang yang memilki kepentingan tertentu.

Sedangkan menurut kamus kepegawaian, dokumen memiliki arti sebagai semua catatan tertulis, baik yang tercetak atau tidak. Kemudian, segala benda yang memiliki keterangan tertentu dipilih dan dikumpulkan untuk kemudian disusun dan disediakan. Sehingga penyebarannya bisa teratur.

Kegunaan atau Fungsi Dokumen

Setelah anda mengetahui pengertian tentang dokumen, kini saatnya anda mempelajarai kegunaan atau fungsi dari dokumen tersebut. Berikut penjelasannya.

1. Dokumen berfungsi untuk mencari informasi yang isinya masih relevan. Terkhusus dari beberapa pihak yang memang mencari dan membutuhkannya.
2. Keaslian data juga bisa terjaga akibat terkumpul dalam sebuah dokumen. Sehingga anda tidak akan kehilangan data primer yang anda buuthkan.
3. Dokumen juga memiliki fungsi sebagai alat bukti tentang suatu keterangan.
4. Sebuah dokumen juga memiliki fungsi untuk menjami kebutuhan dan keaslian informasi yang sudah tercantum dalam dokumen lainnya. Sehingga dokumen primer menjadi rujukan dokumen sekunder dan seterusnya.
5. Fungsi lainnya dari dokumen adalah untuk penyimpanan dan penyelamatan fisik dari sebuah dokumen lain. Maksudnya adalah sebagai cadangan dari dokumen anda.
6. Sebuah dokumen juga berfungsi sebagai alat komunikasi antara pihak penerima dan pengirim dokumen. Misalnya ketika anda ingin melebarkan sayap bisnis anda. Kemudian anda akan membuat proposal yang berguna sebagai sarana menjelaskan bisnis anda kepada target pasar anda atau investor.
7. Terakhir, dokumen juga berfungsi sebagai data pendamping dalam proses pengiriman suatu barang. Sehingga petugas bisa mengetahui bahwa barang yang dalam pengiriman telah sah sesuai administrasi.

Jenis Dokumen

Berdasarkan kepentingannya, dokumen dapat terbagi menjadi 5 jenis. Pahami kelima jenis dokumen berikut ini, dan aktualisasikan sesuai dengan kepentingan anda. Kelima jenis dokumen tersebut, yaitu:

1. Dokumen Bisnis

Dokumen bisnis adalah dokumen yang proses penerbitannya untuk kepentingan bisnis atau usaha. Urusan bisnis memang krusial, sehingga urusan adminisitrasinya pun tidak bisa sembarangan. Salah satu contohnya adalah surat keterangan usaha, invoice, letter of credit (LoC), surat kontrak karyawan, hasil dokumentasi event, dan lain sebagainya.

2. Dokumen Pribadi

Untuk penanda identitas diri anda juga terkukuhkan dengan sebuah dokumen. Sehingga, dokumen pribadi adalah jenis dokument yang terbit untuk kepentingan individual, seperti KTP, Paspor, surat pribadi, dan lain sebagainya.

3. Dokumen Akademik

Urusan pendidikan juga harus terkukuhkan dalam sebuah dokumen yang menjadi tanda bahwa anda telah menyelesaikan pendidikan. Sehingga, dokumen akademik adalah dokumen yang terbit untuk kepentingan pembelajaran. Misalnya silabus, rencana pembelajaran (RPP), skripsi, tesis, dan berbagai karya tulis ilmiah lain.

4. Dokumen Sejarah

Mempelajari sejarah adalah keharusan bagi setiap rakyat Indonesia. Untuk mempelajari sejarah tersebut bisa melalui manuskrip terdahulu. Sehingga, dokumen sejarah adalah dokumen tertulis maupun tidak tertulis yang bisa menjadi alat bukti tentang suatu peristiwa atau kondisi yang pernah terjadi. Contohnya adalah prasasti, babad, kitab kuno, naskah proklamasi, dan lainnya.

5. Dokumen Pemerintah

Administrasi dalam urusan ketatanegaraan harus memiliki kesesuaian dalam urusan dokumennya. Sehingga dokumen pemerintah adalah dokumen yang tertulis atau tidak tertulis dan memiliki bukti kegiatan pemerintah suatu negara atau daerah. Misalnya, undang-undang dasar, surat keputusan presiden dan menteri, surat perjanjian antar negara dan lainnya.

Contoh dari Jenis Dokumen Terlengkap

Berikut ini contoh dokumen penting dalam kehidupan sehari-hari:

1. Jenis Dokumen pribadi

Dokumen pribadi adalah jenis dokumen yang digunakan untuk kepentingan individual, beberapa contohnya seperti:

• Akta kelahiran.
• Kartu Tanda Penduduk (KTP).
• Kartu Keluarga (KK). 
• Paspor. 
• Ijazah. 
• Raport.
• Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK). 
• Surat Izin Mengemudi (SIM). 
• Buku tabungan.
• Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
• Sertifikat Hak Milik (SHM).
• Buku atau akta nikah.

2. Jenis Dokumen bisnis

Dokumen bisnis adalah jenis dokumen yang diterbitkan untuk kebutuhan usaha atau bisnis, beberapa contohnya seperti:

• Hak Guna Bangunan (HGB).
• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
• Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
• Laporan keuangan perusahaan.
• Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia (SK Kemenkumham).
• Akta pendirian perusahaan.
• Surat kontrak.
• Invoice, faktur, kwitansi dan dokumen bukti pembayaran lainnya.
• Anggaran Dasar (AD)/Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan.
• Surat dinas.

Itulah jenis dokumen, Adakah yang Masih anda bingungkan?

Sudahkah anda memahami jenis dokumen apa saja? Jika masih ada yang anda bingungkan, anda bisa tanyakan kepada kami. Dan dengan senang hati kami akan menjelaskan secara detail kepada anda. Kemudian, anda juga perlu mengetahui bahwa ada beberapa dokumen yang harus melalui proses legalisasi dan penerjemahan jika ingin anda gunakan di luar negeri.

Proses tersebut harus anda jalani akibat kebijakan yang berlaku di negara tujuan anda. Sebab anda bisa melakukan perjalanan jika memenuhi persyaratan tersebut. Dan biasanya dokumen tersebut diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Karena hanya seorang penerjemah tersumpah yang memiliki kewenangan untuk melakukan penerjemahan dan legalisasi terhadap dokumen yang anda butuhkan. Jadi, jangan ambil resiko untuk menerjemahkan dokumen penting anda ya!