Berbicara mengenai dunia profesional surat bisnis menjadi penting. Oleh sebab itu, dalam berkomunikasi untuk urusan kantor pun kita perlu membedakan formatnya dengan yang biasa kita gunakan di kehidupan sehari-hari. 

Format komunikasi di kantor harus berbentuk formal dan mengikuti ketentuan-ketentuan yang ada sehingga kolega pun akan menghargai kita. Sebagai contoh kita bisa menggunakan email. 

Kedua hal ini sama-sama digunakan untuk berkomunikasi. untuk berkomunikasi dalam dunia perkantoran. Namun kita juga harus memahami perbedaan email bisnis dan surat bisnis agar tidak tertukar. Simak ulasan selengkapnya di bawah ini

Pengertian Surat Bisnis

Surat bisnis adalah salah satu media atau alat komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam dunia kerja atau dunia profesional. Karena ini adalah salah satu komunikasi resmi antara perusahaan, customer, mitra bisnis dan juga pihak lainnya. 

Surat ini memiliki format tertentu dan digunakan untuk berbagai keperluan seperti mengirim penawaran, pesanan, pemberitahuan, permintaan sebuah informasi, atau sekedar menyampaikan pesan penting. 

Surat bisnis memiliki beberapa karakteristik khusus, seperti kepala surat yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Selain itu mencakup tanggal pengiriman, nama dan jabatan pengirim, penerima, serta isi pesan yang jelas dan rapi.

Jenis Surat Bisnis

Ada beberapa jenis surat yang digunakan dalam dunia bisnis, masing-masing memiliki tujuan dan format yang berbeda:

1. Surat Penawaran (Quotation Letter)

Jenis surat ini digunakan ketika perusahaan ingin mengajukan tawaran harga kepada calon pelanggan. Isi surat ini mencakup detail harga produk atau layanan yang ditawarkan.

2. Surat Pesanan (Purchase Order)

Surat pesanan digunakan oleh pelanggan untuk memesan produk atau layanan dari pemasok. Ini berisi detail tentang produk atau layanan yang dipesan, jumlah, harga, dan instruksi pengiriman.

3. Surat Pemberitahuan (Notification Letter)

Surat pemberitahuan digunakan untuk memberitahu pihak lain tentang perubahan, kebijakan, atau informasi penting dalam bisnis. Ini bisa berupa perubahan jam operasional, perubahan alamat, atau perubahan manajemen perusahaan.

4. Surat Penutupan (Cover Letter)

Surat penutupan biasanya digunakan sebagai pengantar untuk dokumen atau proposal yang lebih panjang. Ini mencakup ringkasan singkat dari apa yang termasuk dalam dokumen yang dilampirkan.

5. Surat Undangan (Invitation Letter)

Surat undangan digunakan untuk mengundang individu atau perusahaan ke acara atau pertemuan bisnis. Ini berisi detail tentang acara, tanggal, lokasi, dan instruksi RSVP.

Fungsi Surat Bisnis

Surat bisnis memiliki beberapa fungsi penting dalam dunia kerja, di antaranya: 

1. Komunikasi Resmi 

alat komunikasi resmi yang digunakan dalam transaksi bisnis, ini menciptakan catatan tertulis yang dapat digunakan sebagai bukti atau referensi di masa depan. 

2. Membangun Hubungan Bisnis 

Surat bisnis membantu dalam membangun dan memelihara hubungan bisnis yang sehat antara perusahaan, pelanggan, dan mitra bisnis. Dapat digunakan untuk mengirim penawaran harga, atau penyelesaian masalah. 

3. Penawaran Kontrak 

 digunakan untuk mengirim penawaran harga, kontrak, atau perjanjian lainnya kepada pelanggan atau mitra yang berguna untuk menetapkan sebuah perjanjian. 

4. Dokumentasi Penting 

digunakan untuk mendokumentasikan sebuah transaksi, perubahan, atau kejadian penting dalam bisnis yang berguna sebagai catatan atau arsip perusahaan. 

5. Pemasaran dan Promosi 

digunakan untuk tujuan pemasaran dan promosi, misalnya penawaran dapat digunakan untuk mempromosikan produk atau layanan perusahaan kepada customer. 

Dalam kesimpulan, surat bisnis adalah instrumen penting dalam dunia profesional yang digunakan untuk berkomunikasi secara resmi, menjalin hubungan, dan melakukan transaksi. Pastikan selalu menggunakan format yang benar dan isinya jelas agar pesan Anda tersampaikan dengan baik kepada penerima.